GESTION DES NOTES DE FRAIS

Fastilog permet la mise en œuvre d’un ou de plusieurs modèles de saisies de notes de frais qui appliquent les règles internes de l’entreprise. Ainsi, ce module intègre un circuit d’approbation des notes de frais qui s’appuie sur la messagerie interne. Ensuite, les remboursements de notes de frais validées peuvent être intégrées dans la paie directement ou peuvent générer les écritures comptables concernées.

Module de gestion des notes de frais de Fastilog, logiciel RH de gestion des temps et des activités - Fotolia

Vos besoins et objectifs

  • Vous souhaitez dématérialiser la procédure de gestion des notes de frais ?
  • Vous ne voulez pas empiler les portails en direction de vos salariés ?
  • Vous avez besoin de personnaliser vos procédures de saisie et de contrôle de frais ?
  • L’interface avec la paie et la comptabilité vous ferait gagner beaucoup de temps ?
  • Vous désirez mettre en œuvre un portail unique pour toutes les interactions avec le personnel et leurs managers ?

Nos atouts

  • Interface unique pour tous les déclaratifs
  • Ergonomie simple et intuitive (pas de formation)
  • Procédure de gestion des notes de frais adaptable
  • Couplage possible avec la gestion des ordres de mission planifiés
  • Couplage possible avec le module de gestion des activités
  • Interface avec la comptabilité et/ou la paie
  • Application mobile

Fonctionnalités du module de gestion des notes de frais

Saisie des notes de frais
Workflow de validation
Edition de la note de frais
Scénarios de saisie
Saisie des notes de frais

Fastilog permet une saisie des notes de frais guidée pas à pas en fonction des règles de gestion définies dans les scénarios.

Aussi, les règles de plafond de remboursement (hôtel, repas, kms, etc) peuvent être intégrées.

Enfin, Fastilog permet l’adjonction de documents justificatifs.

Gestion des notes de frais avec Fastilog - Logiciel de gestion des RH
Workflow de validation

Fastilog permet de mettre en œuvre plusieurs workflows de validation en fonction du circuit nécessaire à mettre en œuvre.

Ainsi, un workflow met en œuvre plusieurs étapes de validation à des niveaux différents (établissement, région, siège) par des organes différents (responsable hiérarchique, comptabilité, RH, etc.).

Aussi, le workflow permet la saisie d’éléments complémentaires, ajoutés dans le cadre d’un mini scénario spécifique. Chaque “valideur” peut saisir un commentaire qui sera consultable dans l’ensemble du process de validation. Le cas échéant, celui qui valide aura accès aux pièces jointes du dossier, aux autres commentaires et aux éléments préalablement saisis.

Une notification par e-mail est possible, notamment en cas de retard dans la procédure de validation.

Edition de la note de frais

Un document récapitulatif personnalisable de la note de frais peut être imprimé aux étapes désirées.

Scénarios de saisie

Il est possible de prévoir un nombre illimité de scénarios de saisie, adaptés aux différents types de notes de  frais à gérer : déplacement ponctuel, déplacement long, missions… ou des populations concernées : commerciaux, cadres dirigeants…

Interfaces paie et comptabilité

Fastilog est interfaçable avec tous les logiciels de paie et de comptabilité. Bien évidemment, il est compatible nativement avec Sage et Cegid.

Logo Cegid - Partenaire de Fastilog logiciel RH de gestion des temps et des activités

Liaison avec les autres modules

Le module « Gestion des notes de frais » peut être commercialisé séparément ou en complément des autres modules de la suite logicielle Fastilog.

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