Mode d’emploi
Evaluez vos collaborateurs autrement grâce à vos propres formulaires d’entretien et suivez facilement la complétion de formulaires par les salariés.
Ce module a été conçu au préalable pour suivre des campagnes d’entretiens diverses :
Qu’est-ce qu’une campagne ?
Une campagne consiste à lancer de manière simultanée un ensemble de formulaires (ou scénarios). Différents formulaires peuvent être associés à une même campagne, ainsi on pourra faire varier les questions selon le poste ou le statut du collaborateur mais suivre la campagne dans son ensemble.
Qu’est-ce qu’un formulaire ou SCENARIO ?
Un scénario est une suite d’étape :
Exemple ci-dessous d’une étape :
A chacune de ces étapes, on peut définir les informations à afficher :
- Texte
- Image
- Calcul
- Donnée provenant d’une table Fastilog (salarié/contrat/entretien précédent, etc.)
Les informations à saisir :
- Champs commentaire
- Case à cocher
- Liste déroulante
- Champs date
- Champs recherche, etc.
Il est également possible de permettre l’édition de documents.
Il est possible de mettre des boutons permettant d’amener l’utilisateur vers une étape spécifique :
Il est possible de mettre des contrôles à la saisie :
Il est possible de conditionner les étapes :
Il est possible d’envoyer des emails personnalisés :
De définir qui accède à quelle étape à quel moment :
De mettre en place une vraie signature électronique :
Tous ces outils peuvent se combiner afin d’imaginer de véritables parcours fluides, avec de la pédagogie, des pré-saisies, des emails, plusieurs intervenants, etc.
Exemple de scénario pour une campagne de validation des horaires forfaits jours :
ETAPE 1 : SALARIE
- Envoi mail au salarié avec pdf procédure + lien vers formulaire
- Si salarié d’accord avec son planning : go étape MANAGER
- Si salarié pas d’accord avec son planning : go étape RH
ETAPE 2 : MANAGER
- Si manager d’accord : Archivage dans le dossier du personnel
- Si Manager pas d’accord : Go Etape RH
ETAPE 3 : RH
- Correction + retour ETAPE 1
Les éditions
A l’aide des données saisies ou chargées dans le formulaire, il sera possible de générée une ou plusieurs éditions. Ces éditions pourront être enregistrées au format PDF pour envoyer aux personnes désirées et/ou stockées.
Gestion des droits
Grâce à une gestion des droits simple et efficace, on pourra facilement affecter à chaque collaborateur un ou plusieurs formulaires :
De même les managers et administrateurs pourront gérer à la fois des formulaires précis et une population précise :
De plus pour les clients utilisant déjà Fastilog pour les congés & absences, on pourra facilement reprendre la hiérarchie existante, en rajoutant simplement un droit sur les campagnes :
Ou bien mettre un manager différent pour la gestion des campagnes :
Lancement d’une campagne
Pour lancer une campagne, on définit le début et la fin (modifiable par la suite), l’année, et la date de session (surtout pour dater la campagne). Et on a la possibilité de choisir de quelle campagne précédente on reprend certains éléments :
Une fois la campagne démarrée, on va pouvoir lancer les scénarios de chaque collaborateur individuellement ou collectivement (permet de faire des tests sur un service par exemple) :
Le collaborateur et les managers auront alors selon leurs droits accès aux formulaires :
On pourra alors suivre de manière synthétique l’avancement de la campagne :
Et de manière plus détaillée :
L’administrateur pourra classer certains scénarios en « non effectué » en précisant le motif :
Et également forcer n’importe quelle étape du scénario (pour modifier un scénario déjà terminé par exemple) :
Fin de campagne
A la fin de la campagne, un ou plusieurs documents pourront être générés et envoyés aux différents intervenants :
Ou stockés dans le dossier personnel du collaborateur (que l’on pourra rendre accessible) :
Exploitation des données
A la fin ou même en cours de campagne, il sera possible de se créer ses propres requêtes et d’en définir les accès. Ces données pourront soit être affichées à l’écran :
Les données peuvent aussi être exportées vers Excel. Il est également possible d’interfacer Fastilog avec une autre solution pour exploiter ces mêmes données (outil de reporting par exemple).
Pour aller plus loin
Certains de nos clients qui n’ont pas peur de la technique vont jusqu’à créer eux-mêmes leurs scénarios. Pour cela, nous avons inventé un langage qui permet de créer rapidement une étape à l’aide de quelques fonctions simples. Concernant les éditions, elles sont construites en HTML et CSS, deux langages web connus de la plupart des informaticiens.
